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オフィス移転の際に、みなさんがよく直面するお悩みについて
解決のヒントをお伝えしていきます。

Vol.

27

オフィスの安心度を高める好機!移転時に検討したいセキュリティ対策

10月 02日 2015年

オフィス全体に対して行うことで、より高い効果が期待できるセキュリティ対策ですが、すでに入居済みの状況では対応が難しいことも多くあります。その点オフィスの移転は、効率的かつ高いレベルでのセキュリティ対策が可能になる好機です。移転時だからこそ検討したいセキュリティ対策について考えてみましょう。

 

物件を選ぶ前の検討でより効率的に、希望のセキュリティレベルを設定する

 

オフィスの移転時はセキュリティ対策の好機とは言え、ただ移転するだけではそのメリットは活用できません。より効果的にチャンスを利用するには、オフィスに求めるセキュリティレベルや具体的な方法を物件の検討前に設定しておくことが必要です。

 

たとえば高いセキュリティレベルを望み、オフィスへの出入りには専用のIDが必要なシステムを採用したいというケースであれば、そのシステムを備えたビルを探す方が後から設置するより簡単です。一方で後から自社で設置することを前提に物件を選ぶ場合でも、出入り口の多さや扉の有無などにより、すべての入退出を管理することが難しいビルは物件の候補から排除することができます。

 

IDカードによる認証システムまでは望まない場合でも、部外者や来客から中が見えにくい受付のある物件を選ぶ、社外の人間も立ち入り可能なゾーンと従業員のデスクゾーンを分けやすい間取りを選ぶなど、転居するからこそ可能な対策が多くあります。

 

現代のビジネスに欠かせないデジタルデータの安全な保管も検討する

 

デジタルデータに関するセキュリティ対策も、現代のビジネスに欠かすことのできない要素です。こちらも自社の目指すレベルを設定し、物件の選びの条件に含めて検討するとより無駄がありません。サーバーやバックアップ用のハードディスクを自社内で管理したいというケースでは、そうした設備の設置場所の確保や災害時などにもデータを失わないための非常電源の有無なども検討する必要が生じてきます。反対に外部へ委託するという方針であれば、その分省スペースのオフィスでも事足りるでしょう。

 

すべての設備を動かし、インフラの工事や強化も容易となる移転時は、社内LANの構築方法やセキュリティレベルの変更にも対応しやすい好機です。自社デジタルデータ保護に対する方針を、移転計画初期の段階で今一度見直しておくと効率的です。

 

収納家具の見直しもセキュリティ対策を視野に入れる

 

強固なセキュリティを望む重要な書類は一か所にまとめて部外者の入れないゾーンの奥に配置する、複数の従業員が常に作業するなど人の目が行き届きやすい場所で管理するなど、収納の仕方によってもセキュリティレベルに違いが生じます。大がかりな収納家具の配置換えも負担にならない移転時のメリットを活かし、書類や備品の収納の仕方も検討しましょう。

 

また、たとえばオフィスのエントランスと共通のキーで開閉を行うものなど、高いセキュリティ効果を謳う収納家具なども、オフィスと同時に選ぶことのできる移転時であれば、よりスムーズに導入することが可能です。

 

大がかりな配置換えも移転時なら簡単、ゾーニングで高めるセキュリティレベル

 

部外者の入れるゾーンと入れないゾーンを明確に分ける、打ち合わせスペースや会議室などへの移動時に従業員のデスクにある情報が目に入らないようにするなど、ゾーニングによるセキュリティの強化は広く知られる手法であり、採用している企業も多くあります。とはいえ、オフィスの間取りや広さによっては明確なゾーン分けが難しい、間仕切りを置くスペースが思い通りに確保できないといったケースも少なくありません。

 

自社のワークスタイルに合わせてより効果の高いゾーニングを事前にシミュレーションし、理想を叶えるために必要なオフィスの広さ、配置が行いやすい物件などを把握しておくことで、セキュリティの強化がしやすいオフィスを選ぶことができます。

 

部門同士のデスクの配置はもちろん、リフレッシュスペースなどの共有スペース、収納、通路まで全体を通して対策を行うことで、部分ごとへの働きかけでは得ることが難しい効果を生み出すことができるでしょう。移転時でなくてもオフィスの席替えは可能ですが、すべての部署や収納を動かすほどの大規模な配置換えは大変な手間がかかります。移転時にしっかり対策を行うことで、こうした手間を避けることができます。

 

移転時の情報漏れにも注意!転居作業のセキュリティ対策も配慮する

 

移転後のオフィスのセキュリティとは若干趣が異なりますが、移転作業時の情報漏れについての対策もオフィス移転に伴うセキュリティ対策のひとつです。セキュリティ対策が万全な新オフィスを用意していても、そこに辿り着く前に情報の漏洩や紛失があったのでは意味をなしません。

 

移転の準備・引っ越し作業など、人も荷物も慌ただしく移動する時は、情報の管理に隙ができがちです。重要な書類を入れる段ボールは開封されたことがわかるように封の仕方を工夫する、ナンバリングを徹底して紛失を防止するなど対策を講じましょう。また移転業者によっては情報保護に力を入れている業者や、セキュリティを強化したプランを用意している業者などもあります。利用する移転業者の対策を確認し、不足があれば事前に手配するなどトラブルを未然に防ぐ手立てを講じたいものです。

 

セキュリティの強化により得られるメリットは、自社の情報を守るというものだけではありません。情報保護の必要性を重視する傾向が加速する昨今、取引相手がしっかりとしたセキュリティ対策を行っているか否かを気にする企業は多く、自社の信頼度の向上にも大きく貢献する要素と成り得ます。
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