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オフィス移転の際に、みなさんがよく直面するお悩みについて
解決のヒントをお伝えしていきます。

Vol.

26

移転にかかる費用を考える、後悔しない予算管理のポイントをチェック

9月 15日 2015年

オフィスの移転は、多くの経費が発生するビックプロジェクトです。いざ動き出してから「予想以上に費用がかさんでしまった…」という事態に陥らないためにも、しっかりとした予算の管理を行いたいものです。そこで今回は、オフィスの移転時に押さえておきたい予算管理のポイントを見てみましょう。

 

ミスのない予算管理の第一歩、必要な経費を把握する

 

予算管理の第一歩として行いたいのが、移転に際し費用が発生するだろう項目の明確化と、それぞれの大まかな費用の把握です。オフィスの移転に伴い発生する費用は、新たなオフィスを借りるための契約や引っ越し業者への支払いだけではありません。業務に適した内装や設備を整えるための工事、家具などの備品の購入費用など、移転の内容や規模によってさまざまな経費が必要となってきます。チェックシートを作成するなどしてわかりやすくと管理することは、ミスのない予算管理のステップとして非常に大切な一歩です。

 

たとえば賃貸契約にかかる費用だけを見ても、補償金、仲介手数料、前払いの賃料や共益費など、その内訳は多岐に渡ります。内装や設備の工事費用の場合には、自社が求める環境によって発生する費用の種類はさらに広がりを見せます。「内装にかかる費用がいくら」といったざっくりとした計上ではなく、発生するだろう経費の内訳、かけられる費用の上限などを細かにシミュレーションしておくことが望ましいでしょう。

 

移転後に必要な経費など、つい忘れがちな項目も要確認

 

移転にかかる費用をピックアップする上で、つい忘れがちなのが移転後に発生する費用です。たとえば契約関連の費用というと、新オフィスの賃貸に関するものに意識が奪われがちですが、旧オフィスの明け渡し後に必要となる原状回復のための工事代も移転に関わる費用として予算に含めておく必要があります。原状回復の費用は、賃貸契約時に支払った保証金から差し引かれるケースが大半ですが、この費用を失念していたために返却された保証金が予想より少なく予算繰りに狂いが出た…ということにならないよう注意したいポイントです。

 

この他にも、転居の案内状の送付や名刺や封筒といった住所入りの備品の作り直しなども移転に伴い発生する費用です。移転時に不要となったデスクやパソコンなどの設備があれば、廃棄処分にするための費用も必要となるでしょう。

 

漏れなくリストアップするために、引っ越しにおいて発生するさまざまな作業を検証していくのはもちろん、不動産業者や引っ越し業者の担当者からアドバイスを得るなど、オフィスの移転に慣れたプロの力を利用するのも有効な手段の一つです。

 

価格から対応までをチェック!見積もりの重要性

 

引っ越し業者に支払う費用と内装や設備の工事費用は、オフィスの移転において必須と言える経費であると共に、比較的大きな金額が動く項目でもあります。またその一方で、予算の目安が付けにくいという点も共通しています。

 

引っ越し作業にかかる費用は、オフィスの広さ、荷物の多さ、移動距離などにより大きく異なるため、一般的にいくらといったところから自社のケースを正確に推察するのは困難です。設備や内装の工事の場合も同様で、施工が必要な広さ、設備の量やグレード、求めるスピードなどによって金額には大きな違いが生じます。そこで重要となるのが事前の見積もり取得とチェックです。

 

一つ目のチェックポイントは、なんといっても金額です。異なる業者に相見積もりを依頼する、Webで情報をチェックするなどし、提示された金額が相場に見合うものか否かを確認しましょう。

 

二つ目のポイントは、見積もり金額に含まれる内容の確認です。「こちらから提示した条件に対し届いた見積もりだから、希望する要素がすべて含まれているだろう」と考えてしまいがちですが、見積もりの明細を確認しておくことは予想に反した追加料金の発生といったトラブルの回避に欠かせません。「工事一式」といった大雑把な見積もりではなく、何に対していくらかかるのかが記録としてわかる見積もりを取得しておきたいものです。曖昧な点がある時は、契約の前にしっかり解決しておくことも大切です。

 

加えてチェックしておくべきなのが信頼のおける業者かという点です。内装や通信設備などの工事は、壁の裏や床の下など完了後には目に見えない部分の作業も多くあります。工事完了時点ではその善し悪しを即座に判断しにくい事案を任せる相手は、信頼に足る業者であることが大前提です。金額の安さだけに拘るのではなく、業者の評判も同時にチェックしましょう。見積もり依頼時の対応も業者に対する印象の判断要素として重宝する情報です。

 

不測の事態に慌てないために、若干のゆとりを持たせた予算組を

 

経費のリストアップや見積もりの取得など、周到に準備をして望んでも予想外の費用が発生するケースは少なくありません。予想以上に工期がかかる、荷物や廃棄品の量が増えるといった事態を完全に防ぐのは困難と考え、ある程度余力を持たせた予算組をしておくこと、不測の事態に対応するための費用を別途設けておくことも移転に伴う予算管理を滞りなく行うためのポイントの一つです。

 

たとえば前述したように旧オフィスの保証金から原状回復工事の代金が差し引かれる場合、なんらかのトラブルで原状回復の工事が伸びれば保証金の返金も遅くなることが考えられます。返金日の遅れにより、旧物件の保証金を当てにしていた支払いの期日に間に合わないといった事態が生じても、やり繰りに利用できる予備の費用があれば安心です。

 

 

予算の管理に早めに着手し、各々の工程にかけられる金額をシミュレーションすることで、現実的に利用可能な業者や設備の判断、備品の購入に割ける金額を念頭においた購入リストの作成などが可能になり、より的確で無駄のない移転計画の立案に役立ちます。
各種工事費用など最初から詳細な見積もりを得るのは難しい項目もありますが、項目のリストアップから始め、予算の予想と割り振りの検討、見積もりの取得と予算案のすり合わせというように、移転の計画と共に順を追って煮詰めることで後悔のない予算管理を実現したいものです。
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